关于做好2019届毕业生档案工作的通知
校属各单位：
为做好我校2019届毕业生档案工作，现将有关工作通知如下：
一、毕业生档案收集、归档内容
1．高中档案材料（中学学籍表/档案卡、高中毕业生登记表、高校招生报名表等高校招生工作中形成的有关材料）
2．学生成绩单（由教务处统一打印成绩单一式两份，一份放学生档案，一份交档案馆存档）。
3．实习评价表（一式两份，一份放学生档案，一份交档案馆存档）。
4．高校毕业生登记表（在辅导员处、需盖“准于毕业”章和学院公章、一份放学生档案袋，另一份交档案馆存档）。
5．就业通知书（报到证）白色联。
6．教师资格认定表。
7．奖励材料（获院、校级以上的三好学生、优秀学干、优秀团干、优秀党（团）员、优秀毕业生、学习、文体、社团活动积极分子等奖励材料及登记表，获得两种以上奖励的采用缩印，装订，写上姓名、学号）。
8．处分材料(违犯校规、校纪、触犯国家法律等形成的各类处分材料)。
9．党员材料（入党申请书、志愿书等）。
10．团员材料（包括入团志愿书、推优表等）
11. 体检表（由各二级学院收集本学院毕业生毕业前体检表）
（2.4.5项是必有的档案材料）
说明：
1.各类毕业生档案材料一经归档后不许取出；
2.如毕业生档案材料延期发放而档案又已送交EMS投寄后，此材料由发放部门负责转寄，我馆不再负责补寄。
二、毕业生档案材料归档前期工作
二级学院、教务处、学工部、组织部、团委、档案馆等部门是毕业生档案材料形成或暂时保管部门。由各相关部门负责相应档案的收集、整理、移交给各二级学院。各二级学院领取档案材料和时间安排见附件1《2019届毕业生档案材料负责部门及领取时间安排表》。移交档案材料必须做到整洁、齐全，文字填写规范（必须使用黑色签字笔书写，不可用圆珠笔、铅笔和红色墨水书写），签字与盖章手续完整，按专业、班级、学号顺序排列。
三、毕业生档案材料的归档办法和要求
1.毕业生档案材料的归档工作，时间紧、任务重、要求严、涉及面广，关系到学生的就业。毕业生档案材料的形成部门要及时、准确、全面提供毕业生的档案材料，以保证毕业生档案的齐全完整和转递工作顺利有序地进行。在归档时要认真仔细，核对准确，防止档案材料插错的现象出现。
2.毕业生档案材料的归档工作由档案馆负责组织安排，各二级学院分管档案工作的领导负责组织人员落实，毕业班辅导员要亲自抓好毕业生材料的归档工作，组织一批政治思想好、工作认真负责的学生干部担任此项工作（一般每20名毕业生的材料要配1-2名学生干部）。
3.各二级学院根据档案馆的安排，由毕业班辅导员组织人员到有关部门收集整理归档材料，按毕业生归档材料所列顺序以学生个人为单位用回形针夹好，按专业学号排列。同时要报送附件2《2019届毕业生档案负责人登记表》、附件3《2019届毕业生档案材料归档情况表》、附件4《2019届毕业生归档情况汇总表》、附件5《2019届毕业生学籍档案移交清单》电子版和打印纸质档一式两份（需加盖学院公章，学院辅导员、档案馆各一份），以备验收核查。
4.各二级学院在收集、整理毕业生归档材料时，要认真检查各类材料内容是否完整、齐全，手续是否完备，凡规定由组织审查鉴定盖章的，必须有承办单位的鉴定和公章，并注明日期；文字的填写必须是铅印或蓝黑墨水。
5.各二级学院各有关部门以及有关工作人员在毕业生人事档案材料整理归档过程中应严格遵守档案工作有关规定，任何人不得利用工作之便擅自抽出、销毁、伪造、涂改学生档案材料，违者要追究责任，严肃查处。
四、毕业生档案集中归档转递流程
1.各二级学院根据毕业生档案材料归档范围收集材料，以学生个人为单位整理材料，并按学生学号排列。
2.各二级学院毕业班辅导员组织学生干部集中本院办公室（或会议室）进行档案整理工作，将每位毕业生的归档材料放入学生档案袋，填写档案袋内目录单内容和档案材料移交报表。
3. 档案馆根据学校就业办公室要求办理转档事宜。
4. 档案馆建立毕业生档案转递信息数据库。
五、毕业生档案归档培训
培训内容：毕业生档案归档注意事项、转递、查询，档案转递地址填写等
培训人员：毕业班辅导员
培训时间、地点：详见通知
六、毕业生档案转递和查询
1. 档案馆根据学校就业办公室提供的毕业生就业方案（附电子版）办理毕业生档案的转递手续。
2.毕业生需在8月份以后查询档案是否邮寄到派遣证（报到证）上所写的单位或派遣证上单位的存档机构。学生务必去派遣证（报到证）上所写的单位报到并核查档案。如同学们遇到问题请与档案馆联系，联系电话:6620811。
附件：
1．2019届毕业生档案材料负责部门及领取时间安排表
2．2019届毕业生档案负责人登记表
3．2019届毕业生档案材料归档情况表
4. 2019届毕业生归档情况汇总表
5. 2019届毕业生学籍档案移交清单
档案馆
2019年6月4日
